" High in Quality and Value, Low in Cost and Time "

 Kamis sd Sabtu, 26 – 28 November 2015 RS. Islam Klaten menyelenggarakan Pelatihan KAIZEN &

Lean Management in Hospital bertempat di Hall Lantai III Rawat Jalan RS. Islam Klaten. Peserta petihan tersebut

adalah Jajaran Direksi, Middle Manager, Low Manager  RS. Islam Klaten berjumlah 32 peserta yang berasal dari

berbagai unit pelayanan dan back office dengan narasumber Bp. Widiyas Hidhayanto, SE. MBA (Consultant Finance 

& Accounting) dari Jakarta

 Kaizen adalah salah satu strategi dalam menerapkan  Lean Manufacturing pada sebuah perusahaan. Istilah Kaizen

berasal  dari bahasa Jepang yaitu kata KAI dan ZEN. Kata “KAI” yang diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia

memiliki arti “berubah” sedangkan “ZEN” yang artinya adalah “Baik”. Jika diartikan secara langsung maka arti Kaizen

adalah “Merubah menjadi lebih baik”. Kaizen merupakan suatu metode process improvement bertujuan menghasilkan

pelayanan dengan kualitas tinggi dengan waktu pelayanan lebih singkat, biaya lebih rendah dengan menghilangkan

waste atau pemborosan. Dalam bahasa Inggris, Kaizen sering diartikan dengan “ Continuously Improvement ”

Secara sederhana visi dari implementasi kaizen & lean manajemen di rumah sakit adalah no waiting, no waste dan no

harm . Hasilnya bukanlah sebuah bangunan fisik atau dokumen melainkan impact yang merubah budaya dalam

bekerja dan melayani. Penerapan dalam sebuah perusahaan memerlukan usaha dan kerjasama dari semua level

karyawan perusahaan mulai dari level terendah sampai dengan manajemen puncak. Penerapan strategi tersebut lebih

difokuskan pada perbaikan-perbaikan yang berskala kecil-menengah sehingga perbaikan dapat dilakukan dengan

cepat dan tepat sasaran

 Dalam penerapan Kaizen dikenal istilah-istilah berikut ini :

                1.    JUST IN TIME : tepat waktu, pada waktu yang tepat

                             a.     Elimination of Waste : mengurangi pemborosan

                             b.     Takt Time : jarak waktu antara titik titik mulai suatu pelayanan (n)

                                    dan titik waktu mulai pelayanan berikutnya (n+1)

                             c.     Kanban card : kartu untuk sinyal

                2.    JIDOKA : otomatisasi dengan sentuhan manusia

           a.     Genchi Genbutsu : lokasi aktual, melihat situasi/lokasi aktual

           b.     Andon Board : papan penanda

           c.     Poka Yoke : menghindari kesalahan, jangan teruskan kesalahan

                                       1.  HEIJUNKA : pemerataan/ seimbangkan kapasitas layanan

                                       2.  KAIZEN : perbaikan berkelanjutan

                                       3.  STANDARIZATION : menyusun standarisasi

 

Sedangkan leadership dengan metode GEMBA adalah sebagai berikut :

                    1.   GEMBA : lokasi aktual dimana NILAI tercipta

                   2.   GENCHI GENBUTSU : mendatangi lokasi aktual, melihat situasi/lokasi aktual dan memahami situasi tersebut

Aktivitas dimana manajemen datang sampai dengan frontlines untuk melihat waste dan pelaung perbaikan di lokasi kerja aktual

                            1.   MUDA : wastefullnes, pemborosan, sesuatu yang sia-sia/tidak ada nilai

                            2.   MURA : imbalance, tidak berimbang, tidak merata

                            3.   MURI : overload, terlalu berlebihan, melebihi kapasitas

 

               5 tahap utama dalam lean management :

                           1.    Kendalikan teritori :

a.     Pahami sebatas mana area/lingkup kerja

b.     Identifikasi sumber daya yang dimiliki

c.     Mengembangkan yang dibutuhkan

d.     Modifikasi area kerja (lakukan juga 5 R : ringkas, rapi, resik, rawat, rajin)

                          2.  Berikan arti bagi aksi Anda :

a.     Identifikasi siapa yang dilayani

b.     Identifikasi indikator kepuasan pelanggan

c.     Kembangkan proses untuk mencapai indikator tersebut

d.     Susun indikator proses harian, upayakan juga agar bisa dievaluasi harian

e.     Identifikasi siapa “pemasok” proses tersebut baik internal maupun eksternal

f.      Atur/kelola aktifitas harian

                          3.  Motivasi dan kelola Tim

a.     Pertemuan rutin yang ringkas, diskusi

b.     Lakukan secara terbuka

c.     Bangun kemampuan kemandirian tim

d.     Beri/bagi tanggung jawab pada anggota tim

                    4.  Delegasikan penyelesaian masalah simple

a.     Dalam meeting lakukan identifikasi masalah dan lakukan telusur

b.     Cari solusinya

c.     Susun kerangka penyelesaian

d.     Buat dalam dokumen A3

                    5.  Kelola perkembangan aksi Anda

a.     Reaction dari masalah-masalah yang kecil secara berkelanjutan

b.     Jaga penyelesaian maslaah sejalan dengan visi organisasi, hindari konflik antar anggota

Tujuan   

1.     Meningkatkan pemahaman dalam melaksanakan Kaizen and Lean Manegement di RS

2.     Melakukan perbaikan secara terus-menerus dari perubahan yang kecil dan berfokus pada keterlibatan   elemen organisasi untuk berperan dalam ide dan aksi perbaikan yang berniali bagi pasien/pelanggan

3.     Mampu melaksanakan secara ringkas dengan metode proses improvement untuk mendapatkan kualitas yang lebih baik dengan waktu pelayanan lebih ringkas dengan biaya lebih rendah

4.     Meningkatkan value bagi pelanggan

Kaizen bukan hanya meng-identifikasikan proses-proses yang perlu diperbaiki atau ditingkatkan, tetapi juga melakukan evaluasi terhadap prosedur dan standarisasi pekerjaan yang telah ada ataupun menetapkan Standar baru dalam pekerjaan.

 

Penerapan  

Penerapan Kaizen dan Lean Management bagi pemimpin perusahaan/organisasi berpegang pada dua prinsip. Pertama, perlu proses atau cara kerja yang baik untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Dengan proses atau cara kerja demikian, diharapkan bisa bekerja lebih cekatan (bukan bekerja lebih berat). Perusahaan perlu mengetahui sumber masalah, kemudian meminta ide/gagasan/solusi dari karyawan. Dengan cara seperti itu, solusi terbaik adalah solusi yang paling sederhana, logis, dan mudah dilaksanakan.

Kedua, memilih gagasan yang bisa dilaksanakan. Perusahaan yang menerapkan prinsip seperti ini akan mendapatkan ide yang luar biasa besar dari para karyawannya. Satu perbaikan kecil dapat menghasilkan akibat yang besar! Waktu dan uang dapat dihemat. Karyawan semakin bersemangat kerja, karena mereka melihat ide-ide mereka diterima dan dilaksanakan oleh perusahaan.

 

Hasil Penerapan  

Bila melihat dampak dari penerapan kaizen yang luar biasa tentu akan banyak organisasi yang menerapkan prinsip tersebut. Hasil dari perbaikan ala Kaizen tidak bisa dilakukan dalam hitungan hari. Untuk mendapatkan hasil maksimal, organisasi sebaiknya menggunakan model spesifik Kaizen yang tepat untuk perusahaan/organisasi, selain itu harus menjalani proses secara bertahap. Antara lain, para pimpinan dan manajer harus mampu menetapkan dan menjalankan suatu standar, serta mengontrol kualitas, mendengarkan ide/saran, berusaha memberikan feed back yang membangun, terus memotivasi karyawannya! Para karyawan pun harus lebih aktif memikirkan pekerjaannya untuk mendapatkan hasil yang lebih baik